Jeroen de Jong

Er is niets mis met het uitschrijven van een zogenaamde “pitch”. Mits de procedure maar goed, voor alle betrokkenen helder en eerlijk gevoerd wordt.

Waarom al die moeite?

U kunt zo’n selectieprocedure bijvoorbeeld opstarten als u op zoek bent naar een nieuw bureau of nieuwe standbouwer. Bijvoorbeeld als de chemie weg is of als het bedrijf niet meer aan uw verwachtingen voldoet. Of als u besloten hebt om in een vorm van co-creation het volgende grote project met meer dan één partij van de grond te tillen. Let wel: een nieuw bureau of standbouwer kiest u niet als u tevreden bent met uw huidige bureau of standbouwer.

Heldere verwachtingen

Als u start met het selecteren van een nieuwe expo- of eventpartner, doe het dan goed. Start met een uitgebreide omschrijving. Wat is uw ideale partner? Waar moeten deze mensen aan voldoen? Wat is hun visie en toegevoegde waarde? Wat moeten ze minimaal in huis hebben? Waar moeten ze gevestigd zijn? Welke ervaring moeten ze hebben? Welke referenties geven ze op? Enfin, omschrijf uw verwachtingen helder en duidelijk. Omschrijf wat u bijvoorbeeld verstaat onder “kwaliteit”, “flexibel”, “transparant”, “betrouwbaar” en “niet te duur”. Zorg dat alle betrokkenen het eens zijn met uw omschrijving.

Maak een shortlist

Vervolgens maakt u een shortlist van vier tot vijf bedrijven die voldoen aan uw vastgelegde criteria. Nodig deze bedrijven uit en vraag ze een bedrijfspresentatie te geven. Nodig de bedrijven telefonisch uit en bevestig de afspraak schriftelijk. Leg tijdens het telefoongesprek en in de mail of brief uit wat de verwachtingen zijn. Zorg dat de presentaties allemaal op één dag plaatsvinden en bereid de presentaties goed voor. Spreek met uw collega’s af waar u specifiek op gaat letten en welke vragen u minimaal gaat stellen.

Selectie

Na de bureaupresentaties selecteert u twee bedrijven die door kunnen naar de volgende fase. Wijk niet af van de vastgelegde procedure en selectiecriteria. Vergeet ook niet om alle bedrijven eerst telefonisch en vervolgens schriftelijk op de hoogte te brengen van uw keuze. Bedank iedereen hartelijk voor de inspanningen. Het was immers een inspanning waar ze geen factuur voor mogen sturen. Laat een professionele indruk achter.

Briefing

De geselecteerde bedrijven ontvangen vervolgens een “project briefing” waarin heel helder uw doelstellingen, gekwalificeerd en gekwantificeerd, staan. Verder vermeldt u het tijdspad en geeft u een taakstellend budget. Ook omschrijft u hoe en voor wie de bedrijven het gevraagde concept, het plan, de creatie mogen presenteren. U spreekt vooraf een vergoeding af die men voor deze fase ontvangt. De vergoeding moet minimaal 75% van de kosten dekken. Deze vergoeding zorgt voor een extra stimulans om er “vol in te gaan”.

Presentatie

Zorg ook in deze fase dat de presentaties op één dag plaatsvinden. Zorg dat alle beslissers binnen uw bedrijf aanwezig zijn. Doorpresenteren is hierdoor niet nodig en de selectieprocedure van de juiste partner kan zodoende zo objectief mogelijk en snel worden afgerond. Vergeet ook na deze fase niet om alle bedrijven eerst telefonisch en vervolgens schriftelijk op de hoogte te brengen van uw keuze en motivatie.

Tot slot

Succes zit ‘m niet altijd in het kiezen van een andere partner. Succes zit ‘m vaak in verandering van gedrag. En om het gedrag, intern en extern, te veranderen moet je starten met het denkproces en inspelen op attitude van alle betrokkenen. In plaats van dat je verwacht dat, met dezelfde handelingen en dezelfde procedure, het resultaat zal veranderen. Met andere woorden, uw huidige partner (bureau of standbouwer) kan, met behulp van de juiste aanpak, ook uw volgende partner zijn.

Jeroen de Jong is directeur marketing communicatie van Mansveld Expotech en conceptmaker bij DA VINCI Inspiration by experience. Daarnaast schrijft hij columns en blogs voor Expovisie en www.expovisie.nl