Bezoekerswerving: Zelf uitnodigen is cruciaal

Zélf uitnodigen. Dat is één van de belangrijkste onderdelen van een beursdeelname. Bij een succesvolle beurs komt zeventig procent van de bezoekers op uitnodiging of aangeven van de exposanten. Dit heeft een onderzoek van VNU Exhibitions Europe uitgewezen. Zorg dus voor een gedegen uitnodigingsbeleid.

Tips voor werving van beursbezoekers

1. Zorg voor een goed onderhouden database. Het bestand moet niet nog op stel en sprong aangepast moeten worden. Dan krijgt het niet de aandacht die het verdient.
2. Verstuur de uitnodiging tijdig. De genodigden moeten de tijd krijgen om het bezoek in te plannen en hun agenda te blokkeren.
3. Benader de genodigde persoonlijk. Alleen als de genodigde op eigen naam wordt aangesproken zal hij/zij zich aangesproken voelen om te komen.
4. Zorg voor een korte en bondige tekst. Veel mensen zijn luie lezers. Grote stukken tekst schrikken af.
5. Laat de uitnodiging opvallen. Een goede uitnodiging prikkelt. Een afwijkende vorm of kleur envelop doet al veel.
6. Maak de uitnodiging in lijn met het uw beursthema. Het thema of concept van de bijeenkomst wordt sterker als deze ook in de uitnodigingen, visuals en advertenties worden doorgevoerd.
7. Geef een eenvoudige antwoordmogelijkheid. Hoe eenvoudiger de responsmogelijkheid, hoe lager de drempel om te reageren. Schakel dus zowel fax, antwoordkaart, e-mail als internetsite in.
8. Bevestig de aanmelding. Bevestig aanmeldingen altijd schriftelijk. Hierdoor voelen mensen zich belangrijk en is de kans groter dat ze werkelijk komen.

Beloof iets extra’s

Door een uitgekiend uitnodigingsbeleid legt u de basis voor veel bezoek aan uw stand. Nodig uw relaties uit om naar de beurs en naar uw stand te komen. Dat laatste stimuleert u door ze iets extra te beloven. Iets dat ze niet op uw website vinden of allang van u weten.

Het kan een relatiegeschenk zijn of nieuwe informatie. Een wedstrijd of een hapje en drankje. Als iemand naar de beurs komt en weinig tijd heeft, waarom zou hij of zij dan in ieder geval naar uw stand willen komen?