Coronaperiode leerde ons breder kijken dan alleen de beurs 

Annemieke den Otter, exhibition manager van InfraTech, kijkt terug op een goede beurs die op 20 januari afsloot met 20.844 bezoekers en meer dan 500 exposanten. Deze vakbeurs van Rotterdam Ahoy is een tweejaarlijkse beurs en dus vond de voorgaande editie plaats in 2019. 

“Wij begonnen na januari 2019 met verkopen voor 2021 en een jaar van tevoren hadden we al 11.000 vierkante meter verkocht. Daar zat een stijgende lijn in, maar vanaf maart 2020 viel het natuurlijk helemaal stil. Wij hebben toen vanwege de lockdown een keuze gemaakt voor een volledig digitale editie met alleen kennisoverdracht en vanaf april 2021 gingen we weer verkopen voor 2023.” 

Eind 2021 was heel pittig, vertelt ze. “We hebben normaal gesproken een wederkerigheid van 70 procent, maar dat kwam nu heel langzaam op gang. Het sentiment onder bedrijven was destijds dat ze misschien wel helemaal zonder beurzen zouden kunnen.” 

 

Geloof kwam in 2022 

In de loop van 2022 bleek echter dat diezelfde bedrijven weer in geloof hadden in het nut van beursdeelnames. “Vooral na de zomer werden er weer veel meters geboekt”, aldus Den Otter.  

Het was de tijd dat er weer wat vertrouwen ontstond over een leven na Corona. “Het einde van de pandemie was in zicht en dan vergeet je de negatieve dingen ook wel weer. De wereld was weer normaal en dan maken mensen wel ander keuzes.” 

Het viel haar ook op dat de stands allemaal zo mooi waren. “Exposanten pakten meer uit dan gedacht en waren blij dat ze weer mensen zagen.”  

Uiteindelijk werden er iets meer meters verkocht dan in 2019, waarmee de beursvloer was uitverkocht. Met 20.844 bezoekers kwamen minder mensen over de beursvloer dan in 2019, toen de teller stopte op 22.503. 

Virtuele component

Interessant is de analyse van wat is overgebleven van de online beursactiviteiten die beursorganisatoren op grote schaal optuigden tijdens de coronaperiode. Is die virtuele component gebleven nu de focus weer op de fysieke beurs ligt? 

“We hebben het in stand gehouden”, antwoordt Den Otter. “Puur omdat je ook voor meetbare ontmoetingen wil zorgen en dat blijven we ook doen.” 

Maar het gewenste resultaat, namelijk zorgen voor de perfecte thematische interactie tussen exposant en bezoeker, kan nog wel beter in haar ogen. “We zijn in de kern een organisator van beurzen en hebben hier geen vaste FTE voor beschikbaar. Er zijn wel veel bedrijven die dergelijke digitale systemen optuigen, maar het moet allemaal wat eenvoudiger kunnen zodat wij ons kunnen focussen op het fysieke event.” 

De vrees voorbij

Voor Den Otter is de kracht van live ontmoetingen weer overtuigend bewezen. “Er was best een tijdje wat vrees dat de manier waarop beurzen functioneren volledig op de schop zou gaan, maar dat was onterecht. In de evaluaties zien we dat terug. De energie van spontane ontmoetingen is weer helemaal terug en dat is gewoon mooi. Je maakt onderdeel van jouw vakgebied en wat een feest is het dat je elkaar weer kan zien.’’  

Inmiddels is het team van InfraTech alweer met de editie van 2025 bezig en naar verwachting is de helft van de meters binnen afzienbare tijd verkocht. 

 

Volle reservelijst gehouden

De laatste Interclassics, de Maastrichtse beurs voor de oldtimerwereld, vond plaats in januari 2020. Een topeditie met een recordaantal van 34.473 kopers en liefhebbers die de beurs bezochten. Daarna werd het een tijdje stil hoewel er in de pandemie-periode nog wel edities plaatsvonden in Brussel. 

Beursmanager Erik Panis vertelt over exposanten die steeds ‘mee-schoven’ naar weer de volgende nieuw geplande datum om uiteindelijk in januari 2023 uit te komen. “Dat gaat niet vanzelf, maar we hebben wel een trouwe aanhang. Natuurlijk hadden sommige bedrijven het ook lastig door de pandemie, maar we hebben toch altijd een volle reservelijst gehad. Blijkbaar hadden we voldoende naam opgebouwd.” 

Qua bezoekers en omzet zag de beursorganisatie geen neergang. In de eerste maand van dit jaar waren er op Interclassics 1.000 auto’s te bewonderen en er kwamen 35.333 bezoekers.   

Aanpassen mediamix

“We hebben niet zoveel anders gedaan in de promotie; de voorverkoop liep heel goed. Het enige waar je rekening mee houdt is dat de markt verandert. Wij willen graag onze doelgroep verjongen en dan moet je de mediamix iets aanpassen. Social media en online marketing krijgen dan ook een steeds groter aandeel in die mix.” 

Panis denkt nog even terug aan het modewoord ‘hybride’. “Ik ben ervan overtuigd geweest dat live-communicatie altijd blijft. Ik geloof wel dat online ontmoeten iets toevoegt, maar meer als extra. Dat even in die auto zitten en met mensen praten kun je niet vervangen. Ik zie het ook als een verkorte nieuwjaarsreceptie.” 

Tijd nodig

Jeroen van Hooff, CEO bij Koninklijke Jaarbeurs, zag dat vakbeurzen in de laatste maanden van vorig jaar echt nog wat tijd nodig hadden om weer op het oude niveau te komen.  

“Wat je echter qua bezoekersaantallen en aantal verkochte meters ziet is dat je in de eerste maanden van 2023 echt weer op het niveau van voor corona komt. Bij de BouwBeurs zag je bijvoorbeeld dat je nog niet helemaal op het niveau van 2019 zat, maar als je dan weer gewoon de normale voorbereidingsperiode zou krijgen dan kom je daar zeker weer op uit bij de volgende editie in 2024.”  

Record gebroken 

Van Hooff vertelt over Motorbeurs Utrecht van februari 2023, één van de grootste consumentenbeurzen van Jaarbeurs. “We hebben nog nooit zoveel kaarten voorverkocht.” Uiteindelijk kwamen 99.026 bezoekers opdagen, 10 procent meer dan in 2020 (voor de lockdown) en een toename van 23 procent ten opzichte van 2019. 

De rode draad van Van Hooff’s betoog is dat de markt zich even moest herstellen, maar nu gaat het eigenlijk heel goed. “Als branche hebben we een klap gekregen en het kost even tijd om daarvan te herstellen. Bovendien was corona niet het enige euvel, want kort daarna kregen we te maken met de energiecrisis en de geopolitieke onrust door de oorlog in Oekraïne.”  

Hij ziet een duidelijk herstel. ”Uiteraard hangt het per beurs af of we teruggaan naar het oude niveau. Dit heeft te maken met de relevantie én of de beurs nationaal of internationaal is. We organiseren bijvoorbeeld ook VIV Asia in maart en daar zit alles weer op het niveau van voor corona terwijl de lockdown daar langer duurde natuurlijk. Dat is echt heel snel gegaan.”  

 

Online activiteiten 

Als er iets is veranderd tijdens de coronaperiode dan is het in zijn ogen het toegenomen belang van de online activiteiten. “Daardoor kun je de beursperiode verlengen en constant relevante groepen met elkaar in verbinding brengen.” 

Een goed voorbeeld van het verlengen van de beursperiode vindt hij de Bouw en Installatie Hub. Het is een online platform met ruim 300.000 profielen, een open community, met content vanuit leveranciers, media, kennisinstellingen, overheid en brancheorganisaties. “Dat contact gaat dus het hele jaar door en kan de perfecte basis vormen voor een beurs. De coronaperiode heeft ons geleerd dat je verder moet kijken dan alleen de periode van de beurs.”  

Inhoudelijke relevantie

Van Hooff stelt dat het kennisgedeelte van de beurs eveneens aan relevantie heeft gewonnen. “Daarin pakken wij als Jaarbeurs de regie. De corona-periode heeft geleerd dat die meerwaarde van de kennissessies er is en het is nu de kunst om de beursvloer en de kenniscomponent met elkaar te integreren.” 

“Daarom zetten wij onze studio zo intensief in. Via video’s en podcasts kunnen we inspelen op de relevante thema’s en de beleving op de beursvloer versterken.”   

Nieuwe activiteiten

De online inspanningen initiëren ook weer nieuwe activiteiten op de beursvloer, vertelt de Jaarbeurs-CEO. “Wij brengen daardoor op de BouwBeurs heel andere doelgroepen bij elkaar. Bijvoorbeeld met Het Transitiediner, een diner voor de top honderd uit de bouwwereld, met als doel om op het hoogste niveau met elkaar van gedachten te wisselen en samen te bouwen aan constructieve en duurzame samenwerkingen voor de toekomst. Het gaat om netwerken, transactie, kennis uitwisselen en wat fun. Het is heel belangrijk om al die thema’s te omarmen.”  

Bredere functie

De ervaring van de drie geïnterviewden ligt in lijn met wat diverse andere beursorganisatoren aangeven. Op basis van de beurzen die in de eerste twee maanden van 2023 hebben plaatsgevonden is de stemming positief en het vertrouwen in herstel groot. Daarnaast hebben de beurs-arme jaren ervoor gezorgd dat velen werken aan een bredere functie van hun beurstitel.