15 tips voor een kloppende begroting

De conclusie dat de financiële onderbouwing van het congres onvoldoende is geweest, is op zijn zachts gezegd voor niemand prettig. Deze adviezen van de medewerkers van afdeling Evenementen & Congressen van de Universiteit van Amsterdam helpen bij het voorkomen van missers bij de budgettering.

 

VOOR JE BEGINT

1.   Duidelijk beeld

Zorg dat je een duidelijk beeld hebt van het event: dus welke locatie, wat er nodig is aan inhuur van audiovisuele apparatuur, gewenste catering en sociaal programma. En wat zijn de verwachte programmakosten (zoals sprekersvergoedingen, reiskosten en cadeaus), kosten voor drukwerk en transportkosten.

2.   Liefst offertes

Baseer je begroting zoveel mogelijk op offertes. Dit geeft de meeste realistische bepaling van de kosten en de offrerende partij kan je wijzen op benodigdheden of diensten die ontbreken in jouw briefing.

3.   Mogelijke geldstromen

Zorg voor inzicht op mogelijke geldstromen buiten registratie-fees. Denk na over welke partijen graag met jouw bezoekers in contact willen komen en bedenk samen met hen hoe je dat zou kunnen vormgeven.

4.   Financiële doelstelling

Binnen de organisatie moet ondubbelzinnig duidelijk zijn wat de financiële doelstelling is: mag er geld overblijven, moeten we quitte spelen?

 

AAN DE SLAG

5.   Rond de kosten af naar boven

Door vooraf goed te begroten hoef je er later niet over te soebatten en geef je jezelf meer speelruimte qua besteding.

6.   Niet iedere bezoeker betaalt

Leden van het organiserend comité, sprekers, PhD’ers en andere mensen die een bijdrage leveren aan het congres, nemen gratis deel aan de bijeenkomst. Hou daarmee rekening in het berekenen van je aantal deelnemers.

7.   Houd rekening met tijd

Het besluitvormingsproces of de leadtijd rondom een associatiecongres is lang. Tussen uitbrengen bid tot daadwerkelijk congres kunnen twee tot wel vier jaar zitten. Houd hierbij dus rekening met huidige en te verwachten inflatiecijfers.

8.   Benadruk een schatting

Als je een schatting maakt, geef het dan goed aan. Niet alleen mondeling. Leg het ook vast in de begroting. Zo kan het zijn dat je het aantal sprekers en de kosten per spreker nog niet weet. Het beste kun je je dan baseren op de voorgaande editie van het congres, maar maak ook duidelijk dat het hier gaat om een inschatting.

9.   Versiebeheer

Stel bij wijzigingen of als je meer informatie hebt verzameld, de begroting steeds bij gedurende het project. Sla al die versies ook op, zodat je later ook kunt analyseren waar en waarom die wijzigingen zijn opgetreden.

10.   Blijf delen

Deel je begroting ook regelmatig met je opdrachtgever. Afhankelijk van de doorlooptijd en het aantal wijzigingen één keer per maand of één keer per twee maanden. Die volledige transparantie geeft rust.

11.   Nadere beschouwing

Kijk nog eens kritisch naar wat je aan audiovisuele ondersteuning nodig hebt? Inhuur van materialen (en personeel) is kostbaar. Denk bijvoorbeeld aan streaming; volstaat één vaste camera of wil je beeld vanuit meerdere invalshoeken vastleggen met behulp van een cameraman/vrouw? Maar ook met de inhuur van beeldschermen en dergelijke lopen de kosten al snel op.

12.   Buitenlandse sprekers

Komen er buitenlandse sprekers? Bedenk dat goed welke verwachting er is op het gebied van reis en verblijf. Moet je een eersteklas vliegticket kopen of volstaat de toeristenklasse, gaat het om een vijfsterrenhotel of is een budgetaccommodatie voldoende?

13.   Extra inkomsten

Haal meer uit je sponsor(s) om extra inkomsten te generen. Beperk je niet tot de eventuele pakketten die je vooraf hebt bedacht. Door sponsors te vragen naar hun specifieke behoefte, kun je extra waardevolle producten en diensten aanbieden.

14.   BTW check

Vergeet de BTW niet bij de begroting te vermelden. Leveranciers waarbij je offertes opvraagt, werken de ene keer wel met BTW en de andere keer niet. Check dit goed zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan!

15.   Cateringkosten

Houd bij het inschatten van de cateringkosten ook rekening met bijkomende kosten zoals horecameubilair en personeelskosten. Zo kost een koffie met koekje op zich misschien € 2,50, maar inclusief iemand die het bereidt en serveert vanaf een gehuurde klaptafel, zijn de kosten wellicht meer richting € 7,50 per koffie.

 

---

Het Nederlands Voorfinancierings- & Garantiefonds

Organiseer je een internationaal meerdaags congres in Nederland? Voor meer financiële zekerheid kun je dan gebruik maken van het Voorfinancierings- & Garantiefonds (VGF). Deze gratis dienstverlening kan je op twee manieren helpen.

Voorfinanciering

Via de voorfinancieringsregeling kun je als congresorganisator een kosteloze en renteloze lening aanvragen. De hoogte van de lening is gemaximeerd op € 90.000.

Deze regeling is bedoeld ter financiering van de opstartkosten waar je als organisator van een congres al in een vroeg stadium mee te maken krijgt. Geld dat bijvoorbeeld gebruikt kan worden om de eerste aanbetalingen te doen voor de accommodatie of voor het ontwikkelen van de congreswebsite.

Garantiestelling

De garantstellingsregeling voorziet in een congres- of evenementenverzekering die grote financiële zekerheid biedt. De hoogte van het te verzekeren bedrag, de garantie, is gemaximeerd op € 90.000.

Deze regeling is bedoeld om een eventueel verlies af te dekken dat ontstaan is door tegenvallende deelnemersaantallen. Door het verstrekken van een garantie, probeert het fonds te waarborgen dat het congres doorgang kan hebben.