Hoe duurzaam is de evenementenbranche in 2040?

Hoe duurzaam is de evenementenbranche in 2040? Dat is de centrale vraag van de tweede forumdiscussie tijdens Elevate your Event. Al snel blijkt dat Giselle Koning (The Groundbreakers), Bob Veerman (Xsaga) en Donna Steijn (Obsession) liever vandaag dan morgen duurzame events voor hun klanten organiseren.

Verantwoordelijkheid pakken

De intrinsieke motivatie is groot gezien de aftrap van Koning: “Wij moeten als bureau onze verantwoordelijkheid pakken. Dat vragen niet alleen opdrachtgevers van ons, maar ook de bezoekers en de collega’s waarmee je werkt. Dat betekent dat we kennishouder moeten zijn en onze opdrachtgevers laten zien hoe ze het verschil kunnen maken en welke keuzes het meeste effect hebben.”

Maar ook nieuwe Europese regelgeving versnelt de transitie naar duurzaamheid, zegt ze. “Bedrijven worden aangesproken op hun ketenverantwoordelijkheid en gaan dus op zoek naar leveranciers die bijdragen aan die duurzame aanpak. Dat zien we eigenlijk nu al gebeuren in de aanbestedingen.”

Handvatten bieden

Steijn onderschrijft de initiërende rol van de evenementenbureaus: “Het is ons de afgelopen jaren opgevallen dat opdrachtgevers die voor hun bedrijfsvoering allerlei duurzaamheidsdoelstellingen hebben, dit niet laten terugkomen in de briefings voor de events. Daarom hebben wij nu allerlei tools en checklists ontwikkeld om echt handvatten voor verduurzaming te bieden en we merken dat het daardoor eigenlijk heel eenvoudig gaat.”

“Ook de toeleveranciers en opdrachtgevers moeten hierbij hun bijdrage aan leveren”, vult Veerman aan. “Het is een mengelmoes van een opdracht die we samen moeten vervullen.”

Duurzame leveranciers

Koning is het er mee eens dat het bureau niet van alles kennishouder hoeft te zijn. Daarom werken zij zoveel mogelijk samen met leveranciers die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben. Je moet met de leveranciers in gesprek gaan en jouw uitdagingen voorleggen. Je hoeft het niet aan het bureau allemaal zelf te bedenken, want er is genoeg kennis beschikbaar en die moeten we bundelen.”

Minder overtuigd

Via hun smartphone kunnen de deelnemers ook hun mening geven over de stellingen. De meningen uit de zaal gevuld met voornamelijk eventplanners over de snelheid en gemak van het invoeren van duurzame alternatieven blijken meer divers. Niet iedereen is ervan overtuigd dat er zonder dwang grote stappen worden gezet.

Veerman heeft hier wel begrip voor. “Je merkt ook dat opdrachtgevers heel veel duurzaamheidseisen stellen, maar dat gedurende die trajecten vaak nog andere beslissingen worden genomen om moverende redenen. Dat kan over geld gaan of dat ze dicht bij het bedrijf willen blijven; er kunnen heel veel redenen zijn om er toch van af te wijken. Dus puntje bij paaltje zien we nog wel eens andere uitkomsten. Dan zou het ons helpen om wat meer regelgeving op te leggen en dat we het ook toetsbaar moeten maken, om te laten zien dat wat we hebben gedaan, voldoet aan de eisen die tegen de tijd gelden.”

Decoratie en styling

Vink haalt nog een onderwerp uit het eerste forum terug: hoe om te gaan met decoratie en styling, wat traditioneel leidt tot veel afval. Koning heeft ervaring met het juist inzetten van reststromen van bedrijven bij de events. “NS heeft bijvoorbeeld heel veel boarding waar je toffe dingen mee kan maken en waardoor het meteen in de huisstijl is. Dus kijk inderdaad wat bedrijven zelf in huis hebben waar je mee kan werken en hou het dicht bij hun dienstverlening.”

Veerman geeft een voorbeeld waar het in de praktijk kan knellen: “Ik kan me voorstellen dat dit gebouw een heleboel duurzaamheidseisen voldoet. Maar ik heb me laten vertellen dat Barneveld ook een prachtig mooi kerkje heeft. Als creatief bureau geloven we heel sterk in het belang van emotie. Dus ons hart gaat het heel snel kloppen van een kerkje ergens in Barneveld waar we een fantastisch mooi event kunnen maken. Maar voldoet dat kerkje net zo goed aan de duurzaamheidseisen? Dat zou natuurlijk wel heel prettig zijn.

Behapbaar houden

Terugkerend punt van de duurzaamheidsstrevers op het podium is toch de leidende rol die de bureaus moeten pakken. Koning: “De meeste bedrijven hebben ook duurzaamheidsambities, maar zijn daar bij events niet altijd mee bezig. Het is onze verantwoordelijkheid om het imago van de opdrachtgever te beschermen en uit te leggen dat een evenement hun visitekaartje is, waarmee ze hun streven naar duurzaamheid echt tot leven brengen.”

“Wij kijken ook vooral vanuit onze doelstellingen”, vertelt Steijn. “We hebben bepaald dat we in 2025 intern en in 2030 extern klimaatneutraal willen opereren. Het is goed om eerst ook intern te kijken. Hoe is ons kantoor ingericht? Hoe reizen onze medewerkers naar huis en van kantoor? En hoe kunnen we daar de juiste partners aan linken? Daarnaast hebben we een checklist ontwikkeld voor als we in gesprek gaan met onze opdrachtgevers, maar ook met onze leveranciers. Hoe kunnen we op basis van verschillende thema's de meest duurzame keuze stimuleren? Dus we maken het heel praktisch.”

Veerman zit ook op dit spoor. “Maak het behapbaar, denk niet te groot, niet te complex. Begin eraan, deel het met je team. Zorg niet dat er één iemand verantwoordelijk, maar zorg dat er draagvlak is binnen de projectteams. Dus zoek elkaar daarin vooral op en maak het niet te groot. En ja, elke stap is wennen.”

Internationale events verleden tijd?

Heijkoop pakt nog als laatste een topscorende vraag uit de zaal. Hoe ga je om met duurzaamheid en toch internationaal bij elkaar komen?

Steijn verwijst naar een uitspraak van de duurzaamheidsmanager van Coldplay, die vertelde dat het invliegen van sprekers of artiesten niet het probleem is, maar wel al de bezoekers die vanuit de hele wereld naar één locatie komen. Zij is van mening dat over 16 er geen internationale evenementen meer zijn waarbij deelnemers vanuit de hele wereld naar één plek op de wereld vliegen.

Koning ondersteund deze stelling. Althans zolang er geen duurzame vervoersalternatieven zijn. “Transport is gewoon de allergrootste vervuiler. Anders hoef je de rest ook niet te doen.”