Hoe te stoppen met verspilling bij evenementen

Hoe te stoppen met verspilling. Dat is de eerste vraag waar het forum op Elevate your Event bestaande uit Sonja Schaefers (Beau & XR Events), Hans Janssen (Denkproducties), Simon Renes (Effectgroep) en Timo Kruft (Next Venue) onder begeleiding van Suzan Vink en Gerrit Heijkoop hun tanden inzetten. 

Tijdverspilling

Janssen duidt al direct het dilemma. “Er zitten volgens mij twee kanten. Er zit een faciliterende kant aan. Je kan niet meer tapijt direct weer weggooien. Maar je probeert ook een evenement te organiseren dat elke minuut waard is. Dus het moet gewoon top zijn. Anders vind ik dat tijdverspilling voor de bezoeker.”

Met evenementen waarbij je na een kwartier je afvraagt waarom je er bent, daar moeten we mee stoppen, is zijn betoog. Zijn stelling van minder en betere evenementen wordt breed gedragen door zijn gespreksgenoten. Ook door Kruft: “Laten we wat minder evenementen doen en dan perfect. Groots, lekker, gewoon top.” 

Passende locatie

Volgens Kruft is het kiezen van een passende locatie ook een belangrijk middel om verspilling tegen te gaan, ook als dit betekent dat zijn eigen venues buiten de boot vallen. Des te meer een locaties is toegespitst op het doel en de doelgroep van het evenementen, des te minder tijdelijke aanpassingen er gedaan hoeven te worden, is zijn redenatie. Nu lijkt Kruft’s benadering één van ‘less is more’ en is de Midden Nederland Hallen een voorbeeld van een locatie waar met de vaste av-infrastructuur veel verschillende sferen zijn te creëren. 

Gewenste beleving

Niet iedereen is ervan overtuigd dat dit voldoende is om altijd de gewenste beleving neer te zetten. Zo denkt Schaefers dat er altijd wel enige styling en decoratie nodig is om de gewenste sfeer te creëren. “Die aankleding hebben we nodig. De specifieke vormen moeten we even loslaten en creatiever gaan denken. We zitten in een branche die heel erg creatief is. Laten we daar ook over nadenken. Hoe we een efficiencyslag kunnen maken in het kader van verspilling. Of we een bestaand decor of een gedeelte ervan kunnen gebruiken. Misschien wel precies hetzelfde decor of een gedeelte daarvan zou kunnen gebruiken. Een locatie zou daarin meer de lead kunnen nemen richting de eventmanagers.”

Meer efficiëntie

Renes zoekt de oplossing eveneens in meer efficiëntie: “Er wordt een hoop voor gedaan om een mooie beleving neer te zetten, een mooi moment te creëren. Ik denk de oplossing ligt in het combineren van events, gebruik te maken van elkaars inrichting en dagen aan elkaar te rijgen.” Een poging om tot een online agenda te komen met de geplande evenementen van alle bureaus is in het verleden mislukt, memoreert hij. “De noodzaak was er niet echt, denk ik, maar nu door de kostenstijgingen en het duurzaamheidsstreven zou die discussie opnieuw gevoerd kunnen worden. Ook om met evenementen concurrerend te blijven.”

Drijvende factor

Kruft denkt dat duurzaamheidsbeleid sowieso een drijvende factor gaat zijn om ook het aantal evenementen kritisch onder de loep te nemen. “Corporates met meer dan honderd medewerkers moeten vanaf 2025 een beleid hebben om reisafstanden te beperken. Voor alles moeten ze CO2-calculaties maken. We gaan er naartoe dat we minder mogen verplaatsen, minder mogen doen, minder mogen verspillen.”

Rol van technologie

Heijkoop grijpt terug op zijn eerder getoonde AI-gegenereerde afbeeldingen. “Wat mij opviel is dat daar mensen achter hun laptop en met een VR-bril op in een fysieke ruimte bij elkaar waren. Gaat technologie een steeds grotere rol spelen in het persoonlijk contact op evenementen?”

Janssen: “Stel je voor, je rijdt in je dieselauto naar een evenement en dan ga je met een virtual reality bril op iets ervaren. Dat gaat natuurlijk nooit gebeuren. Voor internationale sessie zullen er wel virtuele events komen. Maar als het echt gaat om ontmoeten van mensen en dingen meemaken die belangrijk zijn, dan heb je geen laptop of VR-bril nodig.”

Nieuwe generatie

De podiumgasten halen gedurende de discussie regelmatig hun kinderen aan, als de representanten van de generatie die de evenementen in 2040 zullen beleven. En die generatie kan wel multitasken en die digitale wereld combineren met live contact, is het tegenargument.

Janssen repliceert: “Dat klopt natuurlijk. Ik heb drie pubers en ik snap er niks van. Maar mijn dochter ging pas wel naar een concert van een dude die was hip geworden op TikTok, maar dat concert was zonder telefoontjes. Dus er is ook ruimte voor bewust gekozen persoonlijke bijeenkomsten.”

Fundamentele keuze

Renes stelt dat het een heel fundamentele keuze is als je een event inzet voor communicatie met klanten of medewerkers. Dan staat persoonlijke contact voorop. Is dat niet nodig voor de doelstelling, dan kies je een andere oplossing. 

“Toen ik hier vandaag binnenkwam, ervaarde ik een enorme hospitality. Ik voel me enorm welkom. En dat doet iets met je. Het is een moment dat je jezelf gunt om ergens te mogen zijn en daar ook van te mogen genieten. Dus ik denk je dat soort aspecten, als je voor live kiest, dan ook goed moet doen.”